Regulamin zgłoszeń CUW

 

REGULAMIN PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH NARUSZANIA PRAWA ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH  W CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH W GORZOWIE WIELKOPOLSKIM

 

Rozdział 1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1. W wykonaniu obowiązków przewidzianych Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów  (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) ustala się Regulamin przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych naruszania prawa oraz podejmowania działań następczych w Centrum Usług Wspólnych  w Gorzowie Wielkopolskim. 

§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) Administratorze - należy przez to rozumieć Dyrektora Centrum Usług Wspólnych  w Gorzowie Wielkopolskim;

2) Podmiocie - należy przez to rozumieć Centrum Usług Wspólnych w Gorzowie Wielkopolskim;

3) Centrum - należy przez to rozumieć Centrum Usług Wspólnych w Gorzowie Wielkopolskim;

4) Dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora Centrum Usług Wspólnych w Gorzowie Wielkopolskim;

5) Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych naruszania prawa oraz podejmowania działań następczych w Centrum Usług Wspólnych  w Gorzowie Wielkopolskim;

6) informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Centrum, w którym Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji, a poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

7) zgłoszeniu - należy przez to rozumieć informację przekazaną Podmiotowi przez Sygnalistę dotyczącą powzięcia przez niego informacji o naruszeniu prawa;

8) zgłoszeniu zewnętrzne - należy przez to rozumieć informację przekazaną przez Sygnalistę Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu dotyczącą powzięcia przez niego informacji o naruszeniu prawa;

9) Sygnaliście -  należy przez to rozumień osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w Centrum,  w tym pracownika, osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażystę, wolontariusza, praktykanta, funkcjonariusza w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2024 r. poz. 1121 ze zm.), żołnierza w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 ze zm.) oraz osób, które uzyskały informacje w kontekście związanym z pracą w Centrum przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ustaniu takiego stosunku pracy;

10) kanale zgłoszeń - należy przez to rozumieć ustanowiony bezpieczny i poufny sposób dokonywania zgłoszeń wewnętrznych;

11) ujawnieniu publicznym - należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa przez Sygnalistę do wiadomości publicznej;

12) Koordynatorze ds. zgłoszeń naruszenia prawa – należy przez to rozumieć wyznaczoną przez dyrektora osobę w ramach struktury organizacyjnej Podmiotu, upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych, w tym weryfikację zgłoszenia, dalszą komunikację z Sygnalistą oraz przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej;

13) informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazanie zgłaszającemu informacji na temat podjętych działań następczych.

Rozdział 2

USTALONE KANAŁY ZGŁOSZEŃ

§ 2.1. W celu dokonania zgłoszenia wewnętrznego, Sygnalista korzysta z ustalonych przez Podmiot następujących kanałów zgłoszeń:

1)   elektroniczny system o nazwie „Sygnalizuj.pl”, w ramach którego pod adresem https://wew-gorzow.sygnalizuj.pl udostępniony został formularz online do składania zgłoszeń wewnętrznych zgodnie ze wskazówkami wskazanymi w systemie. Każde zgłoszenie otrzymuje swój indywidualny numer udostępniany Sygnaliście. Dzięki numerowi zgłoszenia Sygnalista otrzymuje wgląd do procesu przyjmowania zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych przez Podmiot; 

2) listownie: w zamkniętej kopercie opatrzonej klauzulą „Sygnalista” na adres: 

     ul. Wełniany Rynek 18, 66-400 Gorzów Wielkopolski. Koperta otwierana jest wyłącznie przez Koordynatora ds. zgłoszeń naruszenia prawa;

3) telefonicznie: tel. 95 71 58 915.

2. Zgłoszenia złożone z pominięciem ustalonych w Regulaminie kanałów zgłoszeń, nie będą rozpatrywane na zasadach wskazanych w powyższym Regulaminie.

3. Ustalone kanały zgłoszeń nie dotyczą zgłoszenia zewnętrznego, którego Sygnalista może dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. W szczególnych przypadkach może ono zostać przekazane do stosownych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Rozdział 3

DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

§ 3.1. Aby usprawnić rozpatrywanie zgłoszenia i podjęcie odpowiednich działań następczych, zaleca się, aby w zgłoszeniu były określone: 

1) dane Sygnalisty i sposób kontaktu z Sygnalistą; 

2) dane osoby, której dotyczy zgłoszenie;

3) kategorie naruszenia prawa;

4) wszelkie okoliczności wskazujące na naruszenie prawa;

5) informacje, dokumenty oraz inne dowody dotyczące wystąpienia naruszenia prawa lub nieprawidłowości wskazanych w zgłoszeniu, w tym w szczególności dane świadków naruszenia;

6) miejsce, czas, okres, w którym doszło do naruszenia.

2. Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia powinien zapoznać się z Regulaminem oraz  klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, stanowiącą załącznik do Regulaminu.

3. Podmiot nie obsługuje zgłoszeń dokonanych anonimowo.

4. Dane osobowe Sygnalisty, które pozwalają na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.

5. W przypadku, gdy ujawnienie tożsamości Sygnalisty jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującej osobie, której dotyczy zgłoszenie, przepisów ust. 4 nie stosuje się. W takiej sytuacji przed dokonaniem ujawnienia tożsamości Sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę i przesyła mu w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.

6. W celu rozpatrzenia zgłoszenia oraz podjęcia działań wyjaśniających i następczych konieczne może okazać się uzupełnienie przez Sygnalistę informacji przekazanych w zgłoszeniu. W takiej sytuacji Podmiot ma prawo skontaktować się z Sygnalistą z prośbą o ich uzupełnienie,  wskazując jakie informacje są niezbędne.

Rozdział 4

PRZYJMOWANIE ORAZ ROZPATRYWANIE ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

§ 4.1. Przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych i kontakt z Sygnalistą powierzony zostanie upoważnionemu przez Podmiot Koordynatorowi ds. zgłoszeń naruszenia prawa. 

2. Po złożeniu zgłoszenia, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 (siedmiu) dni od daty otrzymania zgłoszenia.

3. Po otrzymaniu i potwierdzeniu zgłoszenia, Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa przeprowadza wstępną analizę, oceniając czy przekazana informacja stanowi informację o naruszeniu prawa, a także czy przekazana informacja pozwala na rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego. Na tym etapie Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa ma prawo zwrócić się do Sygnalisty o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia.

4. Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa może odstąpić od rozpatrywania zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego tylko w sytuacjach, gdy zgłoszenie jest w sposób oczywisty nieprawdziwe lub gdy mimo prób nie udało się uzyskać od Sygnalisty niezbędnych informacji do rozpatrywania zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

5. Jeśli przedmiotem zgłoszenia jest informacja o naruszeniu prawa, a posiadane dane pozwalają ocenić zgłoszenie jako prawdziwe i wystarczające, aby uznać, że istnieje prawdopodobieństwo naruszenia lub nieprawidłowości przepisów prawa w Podmiocie, Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa rozpoczyna postępowanie wyjaśniające.

6. Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa prowadzi postępowanie wyjaśniające samodzielnie, o ile charakter zgłoszenia i przedstawione w nim dowody oraz okoliczności nie wymagają zaangażowania przedstawicieli innych osób. Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa może skorzystać ze wsparcia niezależnego i bezstronnego Eksperta, jeśli jego wiedza i doświadczenie mogą okazać się pomocne przy prowadzeniu działań wyjaśniających. Podmiot upoważnia Eksperta do prowadzenia działań wyjaśniających na piśmie oraz zobowiązuje go do zachowania poufności w zakresie uzyskanych danych i informacji, a także po zakończeniu prowadzenia działań wyjaśniających. 

7. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Koordynatora ds. zgłoszeń naruszenia prawa, zostaje on wyłączony z procesu rozpatrywania powyższego zgłoszenia. Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa może też samodzielnie poinformować o okolicznościach go wyłączających lub mających wpływ na jego obiektywność i bezstronność. W wypadku wyłączenia Koordynatora ds. zgłoszeń naruszenia prawa, Podmiot niezwłocznie wyznaczy i upoważni inną osobę do rozpatrzenia zgłoszenia.

8. Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa, prowadząc postępowanie wyjaśniające, działa zgodnie z zasadami uczciwości, bezstronności i poufności oraz zasadami określonymi w niniejszym Regulaminie, a w przypadkach nieuregulowanych – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928). 

9. Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa chroni Sygnalistę, podejmując działania mające na celu zapobieżenie ujawnieniu jego tożsamości osobom trzecim oraz wszelkim formom działań, takim jak nierówne traktowanie, mobbing czy prześladowanie. Ochrona ta obejmuje także osoby bliskie Sygnaliście, powiązane z Sygnalistą czy pomagające mu dokonać zgłoszenia.

10. W celu wyjaśnienia okoliczności wskazanych w zgłoszeniu Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa ma prawo przeprowadzić poufne spotkania z innymi pracownikami lub współpracownikami, w szczególności wymienionymi w zgłoszeniu jako świadkowie naruszenia prawa. 

11. Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa sporządza notatkę służbową z każdego spotkania, a wyjaśnienia i informacje uzyskane od wezwanych osób są zapisywane w protokole.

Rozdział 5

PODEJMOWANIE DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

§ 5.1. Po zakończeniu czynności wyjaśniających Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa podejmuje decyzję co do podjęcia działań następczych bądź odstąpienia od nich w przypadku, kiedy zgłoszenie okaże się niezasadne. 

2. W ramach działań następczych Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa może zalecić i podjąć konkretne działania naprawcze lub dyscyplinarne wobec osoby, która dopuściła się naruszenia prawa. W szczególności może polegać ono na wszczęciu dodatkowego postępowania wyjaśniającego, kontroli lub postępowania administracyjnego, ale również wniesieniu oskarżenia, powództwa czy innych działań mających na celu dochodzenie roszczeń w stosunku do osoby, która dopuściła się naruszenia prawa. 

3. Zadaniem Koordynatora ds. zgłoszeń naruszenia prawa jest również przedstawienie środków zaradczych, które mają na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń prawa w przyszłości. 

4. W ciągu 3 miesięcy od dnia potwierdzenia zgłoszenia Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa przekazuje Sygnaliście informację zwrotną o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powody tych działań. W przypadku nieprzekazania Sygnaliście potwierdzenia zgłoszenia, termin wskazany w zdaniu pierwszym liczony jest od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Rozdział 6

PROWADZENIE REJESTRU ZGŁOSZEŃ

§ 6.1. Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa zobowiązany jest do prowadzenia rejestru każdego zgłoszenia. 

2. Rejestr zgłoszeń zawiera:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia;

3) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) adres do kontaktu Sygnalisty;

5) datę dokonania zgłoszenia;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) datę zakończenia sprawy.

3. Rejestr prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a wszelkie informacje dotyczące zgłoszenia przechowywane są w rejestrze przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. 

Rozdział 7

OCHRONA SYGNALISTY I INNYCH OSÓB

§ 7.1. Zakazane jest podejmowania jakichkolwiek działań bądź groźby czy próby takich działań odwetowych, zmierzających do utrudnienia Sygnaliście, osobie powiązanej z Sygnalistą lub osobie, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia pracy, pogorszenia warunków pracy, dyskryminacji bądź innego rodzaju zachowań będących przejawem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonaniem przez Sygnalistę zgłoszenia w dobrej wierze.

2. Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa ponosi odpowiedzialność za poufność dokonanego zgłoszenia oraz jest obowiązany do właściwego reagowania na wszelkie przejawy działań odwetowych oraz ujawnienie tożsamości Sygnalisty.

3. Osoby wskazane w ust. 1 uprawnione są do niezwłocznego powiadomienia Koordynatora ds. zgłoszeń naruszenia prawa o działaniach odwetowych skierowanych przeciwko nim oraz ujawnieniu ich tożsamości.

4. Sygnalista oraz osoby wskazane w ust. 1, wobec których dopuszczono się działań odwetowych mają prawo do:

1) odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłoszone do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub

2) zadośćuczynienia.

5. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Rozdział 8

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

§ 8.1. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenia jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.

2. Dane osobowe przetwarzane są tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Te dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są usuwane niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

3. Dane osobowe usuwane są w terminie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział 9

PRZEPISY KARNE

§ 9.1. Kto  uniemożliwia lub istotnie utrudnia innej osobie dokonanie zgłoszenia podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jeśli osoba ta stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

2. Kto podejmuje działania odwetowe wobec Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z Sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeśli osoba podejmująca działania odwetowe działa w sposób uporczywy podlega karze pozbawienia wolności do 3 lat.

3. Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z Sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

4. Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, mając wiedzę, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Rozdział 10

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 10.1. Nieważne są postanowienia układów zbiorowych pracy, porozumień zbiorowych, wewnętrznych regulaminów i statutów, umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego bądź przewidują stosowanie środków odwetowych. 

2. Podmiot udostępnia Regulamin do wglądu w miejscu ogólnodostępnym dla pracowników i osób współpracującym przez opublikowanie na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Centrum Usług Wspólnych w Gorzowie Wielkopolskim oraz na Portalu wewnętrznym Centrum Usług Wspólnych w Gorzowie Wielkopolskim, a także przekazuje informację o Regulaminie wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, osobom ubiegającym się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy bądź usług lub pełnienia funkcji czy służby w Podmiocie.

§ 11. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie, stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).