Regulamin zgłoszeń UM
REGULAMIN PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
W URZĘDZIE MIASTA GORZOWA WIELKOPOLSKIEGO
ROZDZIAŁ 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1. Na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r.poz. 928), w celu realizacji obowiązków wynikających z tych aktów, ustala się Procedurę przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działańnastępczych w Urzędzie Gorzowa Wielkopolskiego.
§ 2. Ilekroć w Procedurze jest mowa o:
1) Administratorze - należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Gorzowa Wielkopolskiego;
2) Podmiocie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta Gorzowa Wielkopolskiego;
3) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta Gorzowa Wielkopolskiego;
4) Prezydencie - należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Gorzowa Wielkopolskiego;
5) Procedurze zgłoszeń – należy przez to rozumieć procedurę przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych;
6) Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Urzędzie Miasta Gorzowa Wielkopolskiego, w którym Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji, a poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, w którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
7) Zgłoszenie - należy przez to rozumieć informację przekazaną Podmiotowi przez Sygnalistę dotyczącą powzięcia przez niego informacji o naruszeniu prawa;
8) Zgłoszenie zewnętrzne - należy przez to rozumieć informację przekazaną przez Sygnalistę Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu dotyczącą powzięcia przez niego informacji o naruszeniu prawa;
9) Sygnalista – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w Urzędzie Miasta Gorzowa Wielkopolskiego, w tym pracownika, osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. umowa cywilnoprawna), przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, a także stażystę, wolontariusza, praktykanta oraz osobę, która uzyskała informacje w kontekście związanym z pracą w Urzędzie Miasta Gorzowa Wielkopolskiego przed nawiązaniem lub po ustaniu stosunku pracy albo innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług.
10) Kanale zgłoszeń - należy przez to rozumieć ustanowiony w urzędzie bezpieczny i poufny sposób dokonywania zgłoszeń wewnętrznych;
11) Ujawnieniu publicznym- należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa przez Sygnalistę do wiadomości publicznej;
12) Koordynatorze ds. Zgłoszeń naruszenia prawa – należy przez to rozumieć wyznaczoną przez Prezydenta osobę w ramach struktury organizacyjnej Podmiotu, upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych, w tym weryfikację zgłoszenia, dalszą komunikację z Sygnalistą oraz przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej zwanym dalej Koordynatorem;
13) Zespołu (komisji) – należy przez to rozumieć zespół (komisję) powołaną przez Prezydenta Miasta do rozpatrywania zgłoszeń w sprawach złożonych, wielowątkowych lub wymagających szczególnej analizy;
14) Informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazanie zgłaszającemu informacji na temat podjętych działań następczych.
ROZDZIAŁ 2
USTALONE KANAŁY ZGŁOSZEŃ
§ 2.1. W celu dokonania zgłoszenia wewnętrznego, Sygnalista korzysta z ustalonych przez Podmiot następujących kanałów zgłoszeń:
1) elektroniczny system o nazwie „Sygnalizuj.pl”, w ramach którego pod adresem sygnalista@um.gorzow.pl udostępniony został formularz online do składania Zgłoszeń zgodnie ze wskazówkami wskazanymi w systemie. Każde zgłoszenie otrzymuje swój indywidualny numer udostępniany Sygnaliście. Dzięki numerowi zgłoszenia Sygnalista otrzymuje wgląd do procesu przyjmowania Zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych przez Podmiot;
2) listownie: w zamkniętej kopercie opatrzonej klauzulą „Sygnalista” na adres:
ul. Sikorskiego 4, 66-400 Gorzów Wlkp. Koperta otwierana jest wyłącznie przez Koordynatora ds. Zgłoszeń naruszenia prawa;
3) telefonicznie: tel. 95 735 5 784.
2. Zgłoszenia złożone z pominięciem ustalonych w Procedurze zgłoszeń kanałów zgłoszeń, nie będą rozpatrywane na zasadach wskazanych w Procedurze zgłoszeń.
3. Ustalone kanały zgłoszeń nie dotyczą zgłoszenia zewnętrznego, które Sygnalista może dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. W szczególnych przypadkach może ono zostać przekazane do stosownych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
ROZDZIAŁ 3
DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
§ 3.1. Aby usprawnić rozpatrywanie zgłoszenia i podjęcie odpowiednich działań następczych, zaleca się, aby w zgłoszeniu było określone:
1) dane Sygnalisty i sposób kontaktu z Sygnalistą;
2) dane osoby, której dotyczy zgłoszenie;
3) kategorię naruszenia prawa;
4) wszelkie okoliczności wskazujące na naruszenie prawa;
5) informacje, dokumenty oraz inne dowody dotyczące wystąpienia naruszenia prawa lub nieprawidłowości wskazanych w zgłoszeniu, w tym w szczególności dane świadków naruszenia;
6) miejsce, czas, okres, w którym doszło do naruszenia.
2. Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia powinien zapoznać się z Procedurą zgłoszeń oraz klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, stanowiącą załącznik do Procedury zgłoszeń.
3. Podmiot nie obsługuje zgłoszeń dokonanych anonimowo.
4. Dane osobowe Sygnalisty, które pozwalają na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
5. W przypadku, gdy ujawnienie tożsamości Sygnalisty jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującej osobie, której dotyczy zgłoszenie, przepisów ust. 4 nie stosuje się. W takiej sytuacji przed dokonaniem ujawnienia tożsamości Sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę i przesyła mu w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.
6. W celu rozpatrzenia zgłoszenia oraz podjęcia działań wyjaśniających i następczych Sygnalista może zostać poproszony o uzupełnienie informacji zawartych w zgłoszeniu. W takiej sytuacji Podmiot ma prawo skontaktować się z Sygnalistą z prośbą o ich uzupełnienie, wskazując jakie informacje są niezbędne.
ROZDZIAŁ 4
PRZYJMOWANIE ORAZ ROZPATRYWANIE ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
§ 4.1. Przyjmowanie i rozpatrywania zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych i kontakt z Sygnalistą został powierzony upoważnionemu przez Podmiot Koordynatorowi ds. Zgłoszeń naruszenia prawa.
2. Po złożeniu zgłoszenia, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 (siedmiu) dni od daty otrzymania zgłoszenia.
3. Po otrzymaniu i potwierdzeniu zgłoszenia, Koordynator przeprowadza wstępną analizę, oceniając czy przekazana informacja stanowi informację o naruszeniu prawa, a także czy przekazana informacja pozwala na rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego. Na tym etapie Koordynator ma prawo zwrócić się do Sygnalisty o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia.
4. Koordynator może odstąpić od rozpatrywania zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego tylko w sytuacjach, gdy zgłoszenie jest w sposób oczywisty nieprawdziwe lub gdy mimo prób nie udało się uzyskać od Sygnalisty niezbędnych informacji do rozpatrywania zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
5. Jeśli przedmiotem zgłoszenia jest informacja o naruszeniu prawa, a posiadane dane pozwalają uznać zgłoszenie za wiarygodne i wystarczające do stwierdzenia prawdopodobieństwa naruszenia prawa lub wystąpienia nieprawidłowości w działalności Podmiotu, Koordynator wszczyna postępowanie wyjaśniające.
§ 5.1. Koordynator prowadzi postępowanie wyjaśniające samodzielnie, o ile charakter zgłoszenia i przedstawione w nim dowody oraz okoliczności nie wymagają zaangażowania innych osób lub powołania zespołu.
2.W celu wyjaśnienia okoliczności wskazanych w zgłoszeniu Koordynator ma prawo przeprowadzić poufne spotkania z innymi pracownikami lub współpracownikami, w szczególności, wymienionymi w zgłoszeniu jako świadkowie naruszenia prawa.
3. Koordynator sporządza notatkę służbową z każdego spotkania, a wyjaśnienia i informacje uzyskane od wezwanych osób są zapisywane w protokole.
§ 6.1. W przypadku spraw złożonych, wielowątkowych lub wymagających szczegółowej analizy, Koordynator może wystąpić do Prezydenta Miasta z wnioskiem o powołanie zespołu (komisji) do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym Protokole zgłoszeń.
2. Koordynator może również skorzystać ze wsparcia niezależnego i bezstronnego Eksperta, jeśli jego wiedza i doświadczenie mogą okazać się pomocne przy prowadzeniu działań wyjaśniających. Ekspert może zostać wyznaczony przez Podmiot w przypadku, kiedy jest osobą należącą do struktury organizacyjnej Podmiotu. W takim wypadku Podmiot upoważnia eksperta do prowadzenia działań wyjaśniających na piśmie oraz zobowiązuje go do zachowania poufności w zakresie uzyskanych danych osobowych i informacji, także po zakończeniu prowadzenia działań wyjaśniających.
3. W przypadku, gdy Ekspert nie należy do struktury Podmiotu, nie mogą być mu udostępniane dane osobowe wskazane w zgłoszeniu ani żadne informacje pozwalające na ustalenie tożsamości Sygnalisty czy osób wskazanych w zgłoszeniu. W takim wypadku Ekspert pełni jedynie funkcję doradczą.
§ 7.1 Celem powołania zespołu (komisji), o którym mowa w § 6 ust.1 jest zapewnienie rzetelnego, wieloaspektowego i obiektywnego rozpatrzenia zgłoszenia, w szczególności w przypadkach wymagających analizy wielu wątków lub zaangażowania różnych jednostek organizacyjnych.
2.W skład zespołu (komisji) może wchodzić do trzech pracowników z różnych wydziałów lub komórek organizacyjnych, których wiedza, doświadczenie lub zakres kompetencji pozostają w związku z przedmiotem zgłoszenia.
3. Prezydent Miasta w zarządzeniu o powołaniu zespołu (komisji) określa:
1) skład osobowy zespołu,
2) przewodniczącego zespołu,
3) zakres zadań oraz uprawnień członków zespołu,
4) termin prowadzenia postępowania,
5) zasady zachowania bezstronności i poufności,
6) obowiązek sporządzenia raportu końcowego z prac zespołu (komisji) wraz z rekomendacjami.
4.Członkowie zespołu uzyskują dostęp do danych osobowych Sygnalisty oraz osób wskazanych w zgłoszeniu wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
5. Każdy członek zespołu przed przystąpieniem do wykonywania zadań otrzymuje imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych czynności oraz składa pisemne oświadczenie o zachowaniu poufności wszystkich uzyskanych informacji, w tym danych umożliwiających identyfikację Sygnalisty i innych osób wskazanych w zgłoszeniu.
§ 8.1. Zespół (komisja) prowadzi działania wyjaśniające w sposób poufny, z zachowaniem zasad obiektywizmu i równego traktowania stron. Może zwracać się do Koordynatora o udostępnienie niezbędnych materiałów lub informacji oraz żądać wyjaśnień od pracowników i współpracowników Podmiotu.
2. Z prac zespołu sporządzany jest raport końcowy, który zawiera w szczególności:
1) opis ustaleń faktycznych,
2) ocenę zasadności zgłoszenia,
3) wskazanie ewentualnych naruszeń lub nieprawidłowości,
4) propozycje działań naprawczych lub dyscyplinarnych,
5) rekomendacje dotyczące usprawnień organizacyjnych lub prewencyjnych.
3. Raport końcowy wraz z rekomendacjami przekazywany jest Koordynatorowi ds. Zgłoszeń naruszenia prawa, który na jego podstawie sporządza protokół końcowy z wyników postępowania. Protokół ten przekazuje Prezydentowi Miasta w celu podjęcia decyzji dotyczących dalszych działań. Po zakończeniu procedury Koordynator dokonuje odpowiedniego wpisu w rejestrze zgłoszeń oraz nadzoruje realizację działań następczych wynikających z decyzji Prezydenta Miasta.
§ 9.1. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Koordynatora, zostaje on wyłączony z procesu rozpatrywania powyższego zgłoszenia. Koordynator może też samodzielnie poinformować o okolicznościach go wyłączających lub mających wpływ na jego obiektywność i bezstronność. W wypadku wyłączenia Koordynatora, Podmiot niezwłocznie wyznaczy i upoważni inną osobę do rozpatrzenia zgłoszenia.
2. Koordynator, prowadząc postępowanie wyjaśniające, działa zgodnie z zasadami uczciwości, bezstronności i poufności oraz zasadami określonymi w niniejszym Procedurze zgłoszeń, a w przypadkach nieuregulowanych – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).
3. Koordynator chroni Sygnalistę, podejmując działania mające na celu zapobieżenie ujawnieniu jego tożsamości osobom trzecim oraz wszelkim formom działań, takim jak nierówne traktowanie, mobbing czy prześladowanie. Ochrona ta obejmuje także osoby bliskie Sygnaliście, powiązane z Sygnalistą czy pomagające mu dokonać zgłoszenia.
ROZDZIAŁ 5
PODEJMOWANIE DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
§ 10. 1. Po zakończeniu czynności wyjaśniających Koordynator podejmuje decyzję co do podjęcia działań następczych bądź odstąpienia od nich w przypadku, kiedy zgłoszenie okaże się niezasadne.
2. W ramach działań następczych Koordynator może zalecić lub podjąć konkretne działania naprawcze, organizacyjne lub dyscyplinarne wobec osoby, która dopuściła się naruszenia prawa a w szczególności:
1) wszczęcie dodatkowego postępowania wyjaśniającego,
2) przeprowadzenie kontroli lub postępowania administracyjnego,
3) wniesienie oskarżenia, powództwa lub podjęcie innych działań mających na celu dochodzenie roszczeń wobec osoby odpowiedzialnej za naruszenie.
3. Niezależnie od czynności określonych w ust. 2 Koordynator przedstawia Prezydentowi Miasta propozycje środków zaradczych, mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych naruszeń prawa w przyszłości oraz usprawnienie obowiązujących procedur.
§ 11. Koordynator zapewnia Sygnaliście informację zwrotną o działaniach następczych:
1) w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia – o planowanych lub podjętych działaniach oraz powodach tych działań;
2) w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia;
3) w sprawach skomplikowanych, złożonych lub wymagających długotrwałego postępowania wyjaśniającego – Koordynator przekazuje Sygnaliście informację uzupełniającą o stanie sprawy oraz przewidywanym terminie jej zakończenia, nie później jednak niż w terminie 12 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
ROZDZIAŁ 6
PROWADZENIE REJESTRU ZGŁOSZEŃ
§ 12.1. Koordynator zobowiązany jest do prowadzenia rejestru każdego zgłoszenia.
2. Rejestr zgłoszeń zawiera:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia;
3) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu Sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
3. Rejestr prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a wszelkie informacje dotyczące zgłoszenia przechowywane są w rejestrze przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
ROZDZIAŁ 7
OCHRONA SYGNALISTY I INNYCH OSÓB
§ 13.1. Zakazane jest podejmowanie jakichkolwiek działań odwetowych, a także groźby lub próby takich działań, zmierzających do utrudnienia Sygnaliście, osobie powiązanej z Sygnalistą lub osobie, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia, wykonywania pracy, pogorszenia warunków zatrudnienia, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania, w związku z dokonaniem przez Sygnalistę zgłoszenia w dobrej wierze.
2.Koordynator ponosi odpowiedzialność za poufność dokonanego zgłoszenia oraz jest obowiązany do właściwego reagowania na wszelkie przejawy działań odwetowych oraz ujawnienie tożsamości Sygnalisty.
3. Osoby wskazane w ust. 1 uprawnione są do niezwłocznego powiadomienia Koordynatora o działaniach odwetowych skierowanych przeciwko nim oraz ujawnieniu ich tożsamości.
4. Sygnalista oraz osoby, wobec których zastosowano działania odwetowe wskazane w ust.1 mają prawo do:
1) odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłoszone do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub
2) zadośćuczynienia.
5. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
ROZDZIAŁ 8
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
§ 14. 1. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenia jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
2. Dane osobowe przetwarzane są tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Te dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są usuwane niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
3. Dane osobowe usuwane są w terminie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
ROZDZIAŁ 9
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 15.1. Nieważne są postanowienia układów zbiorowych pracy, porozumień zbiorowych, wewnętrznych regulaminów i statutów, umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego bądź przewidują stosowanie środków odwetowych.
2. Podmiot udostępnia Procedurę zgłoszeń do wglądu w miejscu ogólnodostępnym dla pracowników i osób współpracującym przez opublikowanie na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta Gorzowa Wielkopolskiego (www.bip.wrota.lubuskie.pl/umgorzow) oraz na stronie Portalu wewnętrznego Urzędu Miasta Gorzowa Wielkopolskiego info.um., a także przekazuje informację o Procedurze zgłoszeń wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, osobom ubiegającym się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy bądź usług lub pełnienia funkcji czy służby w Podmiocie.
3. Nowo zatrudnianych pracowników z treścią Procedury zgłoszeń zapoznaje pracownik ds. kadr.
§ 16. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Procedurze zgłoszeń, stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).